1. Domain aktív-e? (domain.hu, mx lookup, levelezés nálunk van-e) 2. Milyen levelezőprogramot használ? (pl. telepített mint Outlook, vagy a webmail.liw.hu amit böngészőből lehet elérni, vagy esetleg telefon) 3. Levelet küldeni vagy fogadni nem tud? (esetleg egyik sem) 4. Mi a hibaüzenet, jelenség? (Ha kap kézbesítési jelentést a hibával, abban benne kell lennie a problémának. Egyrészt a szerver neve, illetve az, hogy mit jelölt meg problémának. Esetleg a program maga ír ki egy hibaüzenetet, ha macerás felolvasni, akkor képernyőmentés és küldje valahogy át e-mail-ben, pl. egy gmail-es címről. ha a sajátja nem működik.)
Problémát jelző szerver meghatározása: Ilyeneket kellene keresni a levélben ami a hibát jelző szerver nevére utal pl. This is the mail system at host mx.liw.hu. (ha levél küldésről van szó, és mi vagyunk a levélküldő szerver, akkor tovább, ha itt UPC/T-online szerver van levélküldésnél, akkor nem a mi szerverünk az ami a problémát okozza, persze lehet akkor is tovább nyomozni)
Az elutasítás okát kell keresni a levélben, általában mindig belekerül, pl: The mail system <megrendeles@barabasteglako.hu-re>: Host or domain name not found. Name service error for name=barabasteglako.hu-re type=A: Host not found (itt például a domain nem található, biztos elírta az e-mail címet)
5. Ha nem megy bemondás alapján, akkor kérünk szépen egy képernyőmentést, pl. egy gmail-es email címről (ha a sajátja nem megy)
Screenshot-ot kérése!